Bitte legen Sie bei der Ersteinrichtung zuerst einen Dummy-Mitarbeiter an, den Sie dann wieder löschen. Es gibt sonst Probleme bei der Übernahme der WAZ in den Terminkalender.
Definieren Sie als erstes eine wöchentliche Arbeitszeit (WAZ) für Ihre Mitarbeiter.
Die WAZ ist nichts anderes als eine Vorlage, die festlegt, an welchem Wochentag Ihre Mitarbeiter arbeiten und wann Freizeit bzw. Pause ist.
Bitte beachten: Die WAZ ist nicht der Terminkalender. Die WAZ ist lediglich eine Vorlage der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit, die später in den Terminkalender übernommen werden kann.
Damit Sie die Arbeitszeit eines Mitarbeiters definieren können, muss der Kollege als Kalenderbenutzer angelegt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Da Sie die Feier- und Ferientage bereits bei der Anlage des Kalenderjahres eingetragen haben, brauchen Sie sich darum nicht mehr zu kümmern.
Achtung!
In dem Zeitraum, für den die Wochenarbeitszeit in den Terminkalender übernommen wird, werden bereits dort eingetragene Termine, durch die Übernahme der WAZ überschrieben (also gelöscht)!
Die Produktion des eigentlichen Terminkalenders erfolgt im nächsten Schritt.
Bitte stellen Sie sicher:
Das Kalenderjahr könnte sonst fehlerhaft angelegt werden.
Wechseln Sie auf die Seite System-Initialisierung > Terminkalender > Neues Kalenderjahr anlegen
In der ersten Rubrik dieser Seite produzieren Sie den Kalender für das angezeigte Kalenderjahr.
Ein Klick auf Los startet die Kalenderanlage.
Wenn Sie in dieser Rubrik das Häkchen Arbeitszeitpläne berücksichtigen gesetzt haben (Voreinstellung), werden die zuvor in der WAZ erstellen Arbeitszeiten gleich in den neuen Terminkalender eingetragen.
Je nach Rechenkapazität Ihres Computers kann dieser Vorgang 30 Minuten oder länger dauern.
In der zweiten Rubrik importieren Sie die Feiertage für Ihr Bundesland. Wenn Sie feste Betriebsferien haben können Sie die importierten Feiertage um diese Betriebsferien ergänzen. Speichern Sie anschließend die Feiertage/Ferientage ab.
Abschließend übertragen Sie die Feiertage in den soeben produzierten Kalender indem Sie den Knopf Fertig anklicken.
Alle angelegten Kalenderbenutzer wurden mit den von Ihnen definierten wöchentlichen Arbeitszeiten (WAZ) in den Kalender geschrieben.
Wurde die Checkbox für Arbeitszeitpläne berücksichtigen abgewählt, so müssen die Wochenarbeitszeiten manuell von WAZ in den Terminkalender übernommen werden, bevor der Terminkalender benutzt werden kann.
Angenommen, Sie stellen im 2.Quartal einen neuen Mitarbeiter ein und wollen für diesen eine Kalenderspalte anlegen.
Dazu braucht man natürlich kein neues Kalenderjahr anzulegen, da es ja bereits existiert.
In diesem Fall legen Sie lediglich
Da Sie ja die Feier- und Ferientage schon bei der Anlage des Kalenderjahres eingetragen haben, brauchen Sie sich darum nicht mehr zu kümmern.
Achtung!
In dem Zeitraum, für den die Wochenarbeitszeit in den Terminkalender übernommen wird, werden die vorhandenen Termine durch die Übernahme der WAZ überschrieben (also gelöscht)!